بسمه تعالی
در این نوشتار به دومدل از برنامه ریز ی که مورد نیاز مدیران مدارس خواهد بود اشاره ای مختصر گردیده است و امید می رود با برنامه ریزی استراتژیک به اهداف آموزش و پرورش کشور دست یابیم . احمد عباس پور کارشناس ارشد برنلمه ریزی درسی – اسفند ۹۸
برنامه ریزی
برنامه ریزی فرایندی است که همه تلاشها و فعالیتها را در راستای هدف، راه رسیدن به آن و چگونگی طی مسیر، ترکیب و ادغام میکند.
برنامه ریزی سه شکل اساسی دارد:
- استراتژیک
- تاکتیکی
- عملیاتی
برنامه ریزی استراتژیک اهداف، خطوط کلی و رسالت سازمان را در بلندمدت تعیین می کند، جامعیت داشته و در سطح عالی سازمان، چارچوبی برای برنامه ریزی تاکتیکی و عملیاتی میباشد، از نظر زمانی بازه بلند مدت را شامل میشود و چتری برای کل سازمان میباشد.
برنامهریزی تاکتیکی به مسائلی مربوط میشود که برای رسیدن به اهداف در سطوح میانی سازمان مطرحند و دستهای از فعالیتهای مرتبط با اجرای یک استراتژی را به تصویر میکشد.
برنامه ریزی عملیاتی شامل فعالیتها و گام های ویژهای جهت رسیدن به اهداف تعیین شده میباشد. به عبارتی برنامه ریزی عملیاتی شامل اقدامات تفصیلی برای رسیدن به اهداف است. این نوع برنامهریزی در سطح مدیریت های اجرایی مطرح است و با اهداف مشخص، محدود و عینی سروکار دارد.
برنامه ریزی استراتژیک
برنامهریزی استراتژیک بستر و چارچوبی برای عملی کردن تفکر استراتژیک و هدایت عملیات برای رسیدن به هدف و نتایج مشخص میباشد. به عبارتی برنامهریزی استراتژیک تلاشی سازمانیافته برای تصمیمگیری بنیادین و انجام اقدامات اساسی است که سرشت و سمت گیری فعالیتهای سازمان را در چارچوب قانونی شکل میدهد.
برنامه ریزی استراتژیک اهداف، خطوط کلی و رسالت سازمان در بلند مدت را تعیین میکند، جامعیت دارد، در سطح عالی سازمان می باشد، از نظر زمانی بلند مدت است و چارچوبی برای برنامه ریزی تاکتیکی و عملیاتی است.
مراحل برنامه ریزی استراتژیک:
- ارزیابی محیط داخلی و خارجی
- تدوین رسالت، دورنما
- تعیین اهداف کلی و اهداف اختصاصی
- شناسایی مشکلات استراتژیک
- تهیه و تدوین برنامه عملیاتی
- تدوین استراتژی
- تعیین شاخصهای پایش
- پایش عملکرد
مدلهای جامع مدیریت استراتژیک
مدل های جامع مدیریت استراتژیک، مراحل کلی مدیریت استراتژیک، از شروع تدوین استراتژی تا پایان اجرا و کنترل نشان داده شده اند. این مدل ها تفاوت اصولی زیادی با یکدیگر ندارند ولی در نحوه نمایش فرایند مدیریت استراتژیک از الگوهای مختلفی استفاده کرده اند. در ادمه به مدل های اشاره شده توسط “دیوید” و “برایسون”اشاره می شود.
مدل دیوید
یکی از مدلهای برنامه ریزی استراتژیک مدل دیوید است که معمولا جهت برنامهریزی برای سازمانهای خصوصی از آن استفاده میگردد و شامل سه مرحله تدوین، اجراء و کنترل استراتژی است و هر یک از مراحل نیز دارای عناصری میباشد.
تدوین استراتژی
- تعیین چشم انداز و ماموریت سازمان
- شناسایی عوامل خارجی (فرصتها و تهدیدات)
- شناسایی عوامل داخلی سازمان (نقاط قوت و ضعف)
- تعیین هدفهای بلندمدت سازمان
- تدوین، ارزیابی و انتخاب استراتژیها
اجرای استراتژی
- تعیین اهداف سالانه و سیاستها
- تخصیص منابع
ارزیابی استراتژی
در این مرحله عملکردهای ناشی از استراتژی سازمان را محاسبه و ارزیابی میکنند.
مدل برایسون
برنامه ریزی استراتژیک در بخش خصوصی توسعه یافته است. تجارب اخیر مبین آن است که رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک که در بخش خصوصی تدوین شده‌اند می‌توانند به سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی و هم چنین جوامع و دیگر نهادها کمک نمایند تا با محیط‌های دستخوش تغییر، برخوردی مناسب داشته و به شیوه‌ای کارسازتر عمل کنند. البته این به آن معنا نیست که همه رویکردهای برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصی در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی به یک اندازه کاربرد داشته باشند.
برایسون مدلهای برنامه ریزی استراتژیک را بررسی کرده و شرایط بکارگیری آنها را در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی مورد تحلیل قرار میدهد و در نهایت خود رویکردی ارائه میدهد که در بخش‌های عمومی و غیرانتفاعی قابل کاربرد باشد.
همانطور که اشاره شد این مدل نتیجه بررسی خصوصیات مدلهای قبلی و رفع نقاط ضعف آنها برای کاربرد در سازمانهای عمومی و غیرانتفاعی میباشد. مراحل فرایند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برایسون به شرح زیر میباشد:
- توافق اولیه:در این مرحله ضرورت برنامه ریزی استراتژیک برای سازمان مورد برنامه ریزی بررسی شده و آشنایی با این نوع برنامه ریزی حاصل میشود. سازمانها، واحدها، گروهها یا افرادی که باید در برنامه ریزی درگیر شوند مشخص گردیده و توجیه می‌شوند. مراحلی که در برنامه ریزی باید انجام شوند شرح داده می‌شوند. روش انجام برنامه ریزی، زمانبندی انجام، آیین‌نامه‌های مورد نیاز برای جلسات و نحوه گزارش‌دهی مشخص می‌گردند. منابع و امکانات لازم تعیین می‌گردند.
- تعیین وظایف:وظایف رسمی و غیررسمی سازمان «بایدهایی» است که سازمان با آنها روبروست. در این مرحله هدف اینست که سازمان و افراد آن وظایفی را که از طرف مراجع ذیصلاح (دولت، مجلس و...) به آنها محول شده است شناسایی نمایند. شاید این هدف به ظاهر خیلی روشن باشد ولی این واقعیت در بیشتر سازمانها وجود دارد که بیشتر افراد اختیارات و وظایف سازمانی را که در آن مشغول بکارند نمی‌دانند و اساسنامه آن را حتی برای یکبار مطالعه نکرده‌اند. از طرف دیگر وظایف محول شده به سازمان عموماً کلی بوده و تمام فضایی را که سازمان می‌تواند در آن فعالیت کند تعریف نمی‌کند. بنابراین ضروری است که با مطالعه وظایف مکتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظایف آشنا شد (که از این طریق بعضی از اختیارات و ذینفعان سازمان نیز شناسایی می‌گردند)، ثانیاً مواردی را که در حیطه اختیارات سازمان قرار می‌گیرند اما تا بحال کشف نشده‌اند، شناخت.
- تحلیل ذینفعان:ذینفع فرد، گروه یا سازمانی است که می‌تواند بر نگرش، منابع یا خروجی‌های سازمان تأثیر گذارد و یا از خروجی‌های سازمان تأثیر پذیرد. تحلیل ذینفعان پیش‌درآمد ارزشمندی برای تنظیم بیانیه مأموریت سازمان است. تحلیل ذینفعان بسیار ضروری است، چرا که رمز موفقیت در بخش دولتی و غیرانتفاعی ارضای ذینفعان کلیدی سازمان است. اگر سازمان نداند که ذینفعانش چه کسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت درباره سازمان به کار می‌برند، و وضعیت عملکردی سازمان در قبال این معیارها چیست، به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت‌هایی را که باید برای ارضای ذینفعان کلیدی خود انجام دهد، شناسایی کند.
- تنظیم بیانیه مأموریت سازمان:مأموریت سازمان جملات و عباراتی است که اهداف نهایی سازمان، فلسفه وجودی، ارزشهای حاکم بر سازمان و نحوه پاسخگویی به نیاز ذینفعان را مشخص میکند. علاوه بر این موارد، اختلافات درون سازمانی را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعالیتهای سازنده و مؤثر را هموار میکند. توافق بر مأموریت سازمان، تمام فعالیتهای آن را همسو می‌سازد و انگیزش و توجه ذینفعان سازمان خصوصاً کارکنان آن را افزایش میدهد.
- شناخت محیط سازمان:اساس استراتژیک عمل کردن شناخت شرایط است. یک بازیکن موفق فوتبال علاوه بر اینکه از توانایی‌ها و وظایف هر یک از اعضای تیم خود آگاهی دارد، سعی میکند شرایط تیم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر یک از افراد آن را دریابد و با داشتن این مأموریت در ذهن یعنی پیروز شدن در بازی، در هر لحظه بهترین حرکت را انجام دهد. برای اینکه یک سازمان نیز در رسیدن به مأموریت خود موفق گردد باید شرایط حاکم بر خود را به خوبی شناسایی نماید. در این مرحله، محیط خارجی سازمان در قالب شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و تکنولوژیکی مورد بررسی قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها برای سازمان تعیین می‌گردند. در راستای شناخت محیط سازمان، در این مرحله محیط داخلی نیز در قالب ورودی‌ها، خروجی‌ها، فرایند و عملکرد سازمان مورد مطالعه قرار می‌گیرند.
- تعیین موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان:این مرحله قلب فرایند برنامه ریزی استراتژیک است. موضوعات استراتژیک تصمیمات سیاسی و اساسی هستند که بر اختیارات، مأموریت، ارزشها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده‌کنندگان، هزینه‌ها، تأمین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تأثیر می‌گذارد. هدف این مرحله تعیین انتخاب‌هایی است که سازمان با آنها مواجه است.
- تعیین استراتژیها:به منظور پرداختن به هر یک از موضوعات استراتژیک پیش روی سازمان باید اقداماتی صورت گیرد که در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بیان می‌شوند. این اقدامات استراتژی نامیده می‌شوند. در واقع استراتژی عبارتست از قالبی از اهداف، سیاستها، برنامه‌ها، فعالیتها، تصمیمات یا تخصیص‌های منابع که مشخص میکنند سازمان چیست، چه کاری انجام میدهد و چرا آن را انجام میدهد. استراتژیها می‌توانند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوتی تعریف شوند.
- شرح طرحها و اقدامات:این مرحله می‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعیین استراتژیها، انجام شود اما از آنجایی که کار برنامه ریزی استراتژیک با تعیین استراتژیها به پایان می‌رسد و اجرای آن در قالب تعریف طرحها و اقدامات و مدیریت استراتژیک برنامه تهیه شده انجام میشود این تفکیک صورت گرفته است. به عبارت دیگر از این مرحله به بعد از مدل برایسون مربوط به اجرای برنامه و مدیریت استراتژیک میگردد. در این مرحله به منظور اجرای هر یک از استراتژیهای انتخاب شده تعدادی طرح و اقدام تعریف میگردد.
- تنظیم دورنمای سازمانی برای آینده:در این مرحله، توصیفی از شرایط آینده سازمان در صورت بکارگیری استراتژیهای تدوین شده و استفاده از تمام نیرو و منابع سازمان، ارائه میشود. این توصیف دورنمای موفقیت سازمان نامیده میشود که در آن شرحی از مأموریت، استراتژیهای اساسی، معیارهای عملکرد، بعضی از قواعد تصمیمگیری مهم و استانداردهای اخلاقی مد نظر همه کارمندان ارائه میشود. در صورت تنظیم چنین دورنمایی، افراد سازمان خواهند دانست که چه انتظاری از آنها می‌رود، پویایی و همسویی انگیزه و نیروی افراد در رسیدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نیاز به نظارت مستقیم کاهش می‌یابد.
- برنامه عملیاتی یکساله:در این مرحله با استفاده از اطلاعات تدوین شده در مرحله هشتم و بر اساس اولویت‌های تعیین شده توسط تصمیم‌گیران، یک برنامه عملیاتی تهیه شده و بر اساس آن مدیریت و کنترل طرحها و اقدامات انجام میشود.
برنامه ریزی عملیاتی
برنامه ریزی عملیاتی یک اقدام قهرمانانه است که کمک میکند رویاها و تصوراتمان به واقعیت تبدیل شود. برنامه عملیاتی روشی است که شما را اطمینان میبخشد تا چشم انداز سازمانتان را بطور دقیق و روشن مشخص کنید، همچنین روشی را توضیح میدهد که گروه شما بکار میگیرد تا استراتژیها را به تحقق اهداف منتهی کند. یک برنامه عملیاتی شامل مجموعهای از گامهای عملیاتی است که انجام میگیرد تا به اهداف از پیش تعیین شدهمان برسیم.
هر گام عملیاتی میبایست اطلاعات زیر را در برگیرد:
– چه اقداماتی میبایست انجام شود
– چه کسی مسئول انجام اقدامات تعیین شده می شود
– چه زمانی هر یک از اقدامات و فعالیت ها بایستی انجام گیرند و هر فعالیت تا چه زمانی بطول میانجامند
– چه منابعی نیاز است تا اقدامات و فعالیت های مربوطه انجام پذیرد
– اطلاعات حاصل به چه کسانی باید منتقل شود؟